Tietosuojaseloste

Tornionmäen apteekki ja Sippolan apteekki

päivitetty 27.6.2024

Rekisterinpitäjä

1. Tornionmäen apteekki

apteekkari Tuula Lekander

Y-tunnus 2443819-7

Utinkatu 52

45200 Kouvola

05 375 6223

tornionmaen.kouvola@apteekit.net

1.1 Rekisterin yhteyshenkilö

proviisori Anu Piipponen

Utinkatu 52

45200 Kouvola

Puhelin 05 375 6223

anu.piipponen@apteekit.net

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin palvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön.

Apteekki käsittelee henkilötietoja toimittaessaan lääkkeitä tai muita hoitotarvikkeita lääkkeen määräämiseen oikeutetun henkilön määräämällä reseptillä. Lääkeostoja käsiteltäessä apteekki vähentää lääkeostojen hinnasta Kelan ja vakuutusyhtiön tai työpaikkakassan maksamia korvauksia.

Lisäksi apteekki tuottaa sopimukseen tai asiakkaan suostumukseen perustuen asiakkaille erilaisia lääkehoitoon liittyviä palveluita. Hyvän mielen etuasiakkaista keräämme etuasiakassopimuksen tai etuasiakkaan kulloinkin antaman suostumuksen rajoissa henkilötietoja, joita käytämme asiakaskokemuksen tai palvelumme parantamiseen sekä markkinointiin.

Tiliasiakassopimukseen keräämme tiedot kuukausittain tapahtuvaa laskutusta varten. Jos laskutusosoite on eri kuin tiliasiakkaan, keräämme myös laskun vastaanottajan yhteystiedot.

Tärkeään yleiseen etuun perustuen hoidamme muiden apteekkien kanssa lääkealan valvontaviranomaisten sekä päihdelääkärien kanssa yhdessä suunniteltua apteekkisopimusmenettelyä.

Henkilötietojen käsittely apteekissamme on ehdottoman luottamuksellista. Henkilöstöllä on normaalin salassapitovelvollisuuden lisäksi terveydenhuollon lainsäädäntöön perustuva elinikäinen salassapitovelvollisuus henkilön lääkkeitä ja terveydentilaa koskevien tietojen osalta.

3. Rekisterien nimet

• Lääkemääräysrekisteri
• Asiakkuudenhallinta
• Kelan suorakorvaus ja toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt
• Annosjakelu
• Laskutuspalvelut
• Apteekkisopimusrekisteri
• Verkkokauppa ja verkkosivut
• Kameravalvonta
• Tilastointi ja jatkuvuuden suunnittelu

4. Rekisterien tietosisältö

Tiedot voivat olla sekä sähköisiä että manuaalisia tallenteita.

Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen rekisterien ja käyttötarkoitusten mukaisesti.

4.1 Lääkemääräysrekisteri

Rekisteri sisältää tiedot apteekista toimitetuista lääkemääräyksistä sekä tiedot sellaisista ostokerroista, joista asiakas on saanut lääkekorvauksen apteekin kautta apteekkien ja Kansaneläkelaitoksen välisen suorakorvaussopimuksen perusteella. Asiakkaan olleessa laskutusasiakas kirjataan myös laskutustiedot.

Lääkemääräysrekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, nimi, sairausnumerot, lääkemääräystiedot, maksutiedot (maksusitoumukset, laskutusasiakkaat, runkosopimukset), suostumukset, mahdolliset apteekkisopimustiedot, ammattioikeutta koskevat tiedot lääkemääräyksen tekijästä, käsittelijätiedot. Eläimille kirjoitetuista resepteistä käsiteltäviä tietoja ovat omistajan nimi ja osoite sekä lääkemääräyksen tekijän nimi, ammattioikeustieto, osoite ja puhelinnumero.

Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen Kantapalveluun.

4.2 Asiakkuudenhallinta

Asiakaspalvelun tukena käytetään farmaseuttisen neuvonnan ja lääketoimitusten tiedonhallinnan työkalua, Procuroa, jossa yhdistyvät asiakkuudenhallinta sekä erilaiset farmaseuttisessa työssä tarvittavat tietokannat. Asiakkuudenhallinta käyttää hyväkseen lääkemääräysrekisterin tietokantaa ja auttaa farmaseuttia hallitsemaan muun muassa lääkeaineiden yhteisvaikutuksia.

Etuasiakkaiden osalta järjestelmä näyttää aikaisemmin toimitetut lääkkeet ja ilmoittaa niiden yhteisvaikutuksista.

Lääkemääräysrekisterin sisältämien tietojen lisäksi keräämme etuasiakaspalveluita varten asiakkaan osoitteen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen, iän sekä mahdollisia muita asiakkaan antamia tietoja. Etuasiakkaaksi liittyminen vaatii sopimuksen asiakkaan ja apteekin välillä.

Asiakastiedot, jotka ovat sidottu etuasiakkuuteen, säilytetään asiakassuhteen päättymiseen saakka, ellei asiakas ole pyytänyt toisin. Etuasiakkuuteen liittyvät tiedot säilytetään jäljempänä mainitun kohdan 7.1 mukaisesti.

4.3 Erityismääräykset

Apteekilla on myös muita lakiin perustuvia tehtäviä, kuten Schengen-todistusten myöntäminen ja myrkyllisten kemikaalien luovuttaminen, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.

Schengen-sopimuksessa säädetään todistuksesta, jolla yksityishenkilön tulee osoittaa mukanaan kuljettamiensa huumaavien tai psykotrooppista ainetta sisältävien lääkkeiden tarpeellisuus matkustaessaan Schengen-alueella. Apteekki voi antaa todistuksen Suomessa vakituisesti asuvalle henkilölle. Tässä yhteydessä apteekki käsittelee seuraavia henkilötietoja: lääkepakkaus, lääkemääräys, matkustusasiakirja, passi tai henkilökortin tiedot. Apteekki ei tallenna tässä yhteydessä tietoja apteekin sähköisiin rekistereihin.

Myrkyllisten ja erittäin myrkyllisten kemikaalien käsittelystä apteekki säilyttää seuraavat tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kemikaalin nimi ja määrä sekä käyttötarkoitustiedot.

4.4 Apteekin tilausliittymä EasyMedi

Tilausliittymän kautta siirtyy apteekille seuraavat tiedot: nimi, henkilötunnus, lääkitystiedot, muut asiakkaan antamat lisätiedot.

4.5 Verkkokauppa

Apteekin Internet- ja verkkokauppasivustojen käyntitiedot voidaan tallentaa järjestelmäämme evästeiden kautta. Tallentamisen tarkoituksena on kohdentaa asiakkaalle paremmin kiinnostavia viestejä sekä parantaa asiakaskokemusta ja kehittää palvelua. Evästeiden käyttäminen näihin tarkoituksiin edellyttää aina asiakkaan antamaa suostumusta. Emme käytä evästeiden avulla kerättyä profilointitietoa sinua koskevan päätöksenteon perusteena.

Apteekin verkkokaupasta tehdyistä ostoista tallennetaan seuraavat tiedot: nimi, henkilötunnus (vain vahvasti tunnistautuneet asiakkaat), osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ostettujen tuotteiden tiedot, maksutiedot, IP-osoite. Tämän rekisterin käsittelijänä toimii Crasman Oy. Maksutietojen rekisteriin tallennetaan verkkokauppaostoksista tilausnumero, tilauspäivä, maksutapa, maksuajankohta, IP-osoite, tilinumero, nimi. Tämän rekisterin käsittelijänä toimii Paytrail Oy.

Apteekin noutoautomaatin ohjausjärjestelmään tallennetaan puhelinnumero, ei muita lääkitys/henkilötietoja.

4.6 Verkkosivut

Apteekin Internet-sivuston käyntitiedot voidaan tallentaa järjestelmäämme evästeiden kautta. Tallentamisen tarkoituksena on kohdentaa asiakkaalle paremmin kiinnostavia viestejä sekä parantaa asiakaskokemusta ja kehittää palvelua. Evästeiden käyttäminen näihin tarkoituksiin edellyttää aina asiakkaan antamaa suostumusta. Emme käytä evästeiden avulla kerättyä profilointitietoa sinua koskevan päätöksenteon perusteena.

4.7 Kameravalvonta

Suoritamme tiloissamme turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi kameravalvontaa.  Kameravalvontatiedot sisältävät tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä. Videokuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Henkilöiden puhetta emme kameravalvonnan yhteydessä tallenna.

Kameravalvonnan tallenteista syntyvän rekisterin tietosisältö on asianmukaisesti suojattu ja pääsy tallenteisiin on vain sellaisilla apteekin tai palveluntarjoajan henkilöstön jäsenillä, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä. Kameravalvontatallenteet voidaan luovuttaa viranomaisille rikosepäilyn seurauksena sovellettavaa lainsäädäntöä noudattaen.

4.8 Tietoluovutusrekisteri

Lääkitys- ja ostotietojen luovutukset dokumentoidaan kirjallisella asiakirjalla. Tietoluovutusrekisteriin tallennetaan tietopyynnön kohteena olevan asiakkaan ja mahdollisen asiamiehen, joka tietoja pyytää: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, tunnistamiseen käytetyn asiakirjan tunniste.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

• Kansaneläkelaitoksen Kanta-palvelun tiedot
• Kansaneläkelaitoksen suorakorvaustiedot
• asiakkaan, omaisen tai edunvalvojan antamat tarpeelliset terveystiedot
• työntekijän havaintoihin liittyvät asiakkaan hoitamiseen liittyvät tiedot
• asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen saadut tiedot

6. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

6.1 Kela ja muut viranomaiset

Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnallisiin palveluihin. Näitä palveluita ja niiden tarjoajia ovat reseptikeskus, sairasvakuutuskorvaus ja toimeentulolaskutus sekä vakuutusyhtiöt.

Järjestelmä tarkistaa Valviran ylläpitämästä sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilörekisteristä ammattioikeutta koskevia tietoja.

6.2 Annosjakelu

Apteekin tarjoamaa annosjakelupalvelua käyttävä asiakas saa lääkkeensä apteekista koneellisesti pakattuna kerta-annospusseihin kahdeksi viikoksi kerrallaan. Palvelu perustuu asiakkaan ja apteekin väliseen sopimukseen.

Apteekki siirtää annosjakeluasiakkaistaan seuraavia tietoja annosjakelutoimittajalleen Pharmaservice Oy:lle; nimi, henkilötunnus ja lääkitystiedot.

6.3 Apteekkisopimusrekisteri

Reseptinkäsittelyn yhteydessä käsittelemme henkilötietoja myös ns. Apteekkisopimusmenettelyssä. Apteekkisopimusmenettelyllä tarkoitetaan henkilön ja hänen lääkärinsä yhdessä tekemää lääkehoitosopimusta, jonka tehtävänä on auttaa päihde- tai lääkeriippuvuudesta kärsiviä potilaita vierottumaan suunnitelmallisen lääkehoidon avulla. Allekirjoittamalla apteekkisopimuksen potilas sitoutuu menettelyyn, jossa väärinkäyttöön soveltuvia lääkevalmisteita määrätään vain yhden lääkärin tai hoitopaikan toimesta ja niitä voi noutaa vain yhdestä potilaan itse valitsemastaan apteekista.

Potilaan allekirjoittaman apteekkisopimuksen perusteella sopimukseen kirjattu apteekki voi

• tallentaa tiedot hänen apteekkisopimuksestaan asiakasrekisteriinsä,
• välittää tietoa hänen tilanteestaan hoitavalle lääkärille sekä
• tiedottaa hoitosopimuksen olemassaolosta muita apteekkeja tietoturvallisella tavalla

Apteekkien välisessä tiedonvälityksessä apteekkien välillä käytetään ns. Apteekkisopimusjärjestelmää, jossa kukin järjestelmään liittynyt apteekki toimii rekisterinpitäjänä omien apteekkisopimusasiakkaiden henkilötietojen osalta. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta huolehtii apteekin toimeksiannosta Suomen Apteekkariliitto. Järjestelmään kirjataan sopimuspotilaan henkilötunnus sekä sopimuksen alkamis- ja päättymistiedot. Apteekkisopimuksen päätyttyä kaikki sopimukseen liittyvät tiedot poistetaan.

Menettelyssä on välttämätöntä käsitellä myös muiden kuin Apteekkisopimusasiakkaiden tietoja. Päihde- ja lääkeriippuvuus on merkittävä yhteiskunnallinen ongelma, jolloin menettelyllä saavutettava tärkeä yleinen etu puoltaa menettelyn järjestämistä em. tavalla. Menettelyyn on saatu lainsäädäntöön perustuva tuki myös terveydenhuollon poliittisesta ohjauksesta ja toimeenpanosta vastaavalta Sosiaali- ja terveysministeriöltä.  Apteekin reseptinkäsittelyjärjestelmä tarkistaa automaattisesti kaikkia ns. pkv- ja huumausainelääkkeitä sisältäviä reseptejä toimitettaessa Apteekkisopimusjärjestelmästä, onko käsiteltävän reseptin haltijalla voimassa olevaa apteekkisopimusta jossakin järjestelmässä mukana olevassa apteekissa. Mikäli henkilöllä on sopimus toisen apteekin kanssa, käsittelijä saa tästä ilmoituksen ja ohjaa henkilön hakemaan lääkkeen sopimusapteekista. Kyselyitä tai niiden tuloksia ei tallenneta apteekkiin eikä Apteekkisopimusjärjestelmään.

Kanta-asiakkaiden nimi- ja osoitetiedot ja sähköpostiosoitteet luovutetaan asiakaslehden ja uutiskirjeen postitusta varten Hyvän Mielen apteekit -ketjulle, jossa niitä säilytetään seuraavan lehden/uutiskirjeen postitukseen saakka. Tekstiviestimarkkinointiluvan antaneiden asiakkaiden nimi- ja puhelinnumerotiedot luovutetaan asiakastekstiviestien lähettämistä varten Hyvän Mielen apteekit -ketjulle, jossa niitä säilytetään seuraavan viestin lähetykseen saakka.

6.4 Apteekin tilausliittymä EasyMedi

Tilausliittymä on tarkoitettu hoitoyksikön ja apteekin väliseksi tilauskanavaksi. Tilausliittymän kautta hoitoyksikkö tilaa asiakkaansa lääkkeet. Tilaussopimus perustuu terveydenhuollon asiakkaan apteekille antamaan suostumukseen tai terveydenhuollon asiakkaan ja hoitoyksikö väliseen sopimukseen. Tilausliittymän kautta siirtyy apteekille seuraavat tiedot: nimi, henkilötunnus, lääkitystiedot, muut asiakkaan antamat lisätiedot.

6.5 Laskutuspalvelut Ropo Capital Oy

Apteekki hoitaa laskutuksen laskutusoperaattori Ropo Capital Oy:n kautta. Palvelu perustuu sopimukseen asiakkaan kanssa. Reskontrajärjestelmiin tallennamme tiedot laskutus-, maksu- ja perintätapahtumista. Laskutuspalveluasiakkaan tiedoista siirretään laskutuskumppanille seuraavat tiedot: nimi, laskutusosoite, ostettujen tuotteiden tiedot.

6.6 Verkkokauppa ja maksupalveluoperaattori Paytrail

Apteekin verkkokaupasta tehdyistä ostoista verkkokauppaoperaattori Crasman Oy:lle siirretään seuraavat tiedot: nimi, henkilötunnus (vain vahvasti tunnistautuneet asiakkaat), osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ostettujen tuotteiden tiedot, maksutiedot, IP-osoite.

Henkilötietojen säilytysaika

7.1 Reseptitiedot

Reseptitiedot ovat järjestelmässä käytettävissä 13 kuukautta.

Apteekilla on lakisääteinen velvoite säilyttää Reseptipäiväkirja (Fimean määräys 2/2016: Lääkkeiden toimittaminen, säilytysaika 5 vuotta).

7.2 Etuasiakastiedot

Etuasiakastiedot säilytetään järjestelmässä 13 kuukautta viimeisestä asiointikerrasta, ellei asiakas toisin ilmoita.

7.3 Schengen-todistukset

Apteekki säilyttää kopioita myönnetyistä Schengen-todistuksista 1 vuoden ajan.

7.4 Kemikaalien vähittäismyynti

Apteekilla on lakiin perustuva säilytysvelvollisuus apteekista toimitetuista kemikaalien vähittäismyynnistä. Apteekki säilyttää tiedot 5 vuotta.

7.5 Kameravalvonta

Kameravalvonnan tallenteita säilytetään kaksi viikkoa, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti.

7.6 Apteekin tilausliittymä EasyMedi

Asiakkaan henkilötietoja ja lääkitystietoja säilytetään järjestelmässä 13 kuukauden ajan. Järjestelmässä lähetetyt viestit säilyvät 2 viikkoa, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti.

7.7 Verkkokauppa

Reseptilääkeostojen tarkat tiedot säilytetään verkkokaupassa 10 päivää, jonka jälkeen nähtävillä on ainoastaan reseptilääkkeen hinta. Arkistoituihin tietoihin tallennetaan tilausnumero, tilauspäivä, tilauksen muokkauspäivä, maksun tapahtumatunniste, reseptin toimituskerran id, reseptitietojen haun suostumus (pvm). Muiden kuin reseptilääkkeiden ostotietoja säilytetään yhden vuoden ajan, jonka jälkeen niistä poistetaan ylimääräisiä henkilötietoja ja tiedot siirretään arkistoon. Arkistossa olevien tietojen käsittelystä jää aina järjestelmäloki. Arkistossa olevien tietojen säilytysaika on 3 vuotta. Maksupalveluoperaattorille siirtyneet tiedot säilytetään 5 vuoden ajan.

Pakettiautomaatin ohjausjärjestelmässä tallennetaan ainoastaan puhelinnumero, ei muita henkilötietoja. Numero säilyy järjestelmässä 5 vuoden ajan.

7.8 Tietoluovutusrekisteri

Tietoluovutusrekisterin tietoja säilytetään 5 vuoden ajan.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikkia rekisterissä olevia tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

8.1 Rekisterin suojaus

Apteekki toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen käsittelytoimintojen yhteydessä erityisesti henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta suojautumiseksi. Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja apteekin valitsemalla tietojärjestelmätoimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään.

Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa salasanaa.

9 Rekisteröidyn oikeudet

9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. Rekisterinpitäjänä apteekin on rekisteröidyn pyytäessä ilmoitettava, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei.  Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista rekisteröidylle pyydettäessä myös sähköisessä muodossa.

9.2 Henkilötietojen oikaiseminen ja poistaminen

Rekisteröity voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Havaitun virheellisen tiedon voimme korjata saatuamme oikean tiedon sinulta tai muusta luotettavasta lähteestä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttäessä.

9.3 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

9.4 Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tai muuttaa antamaansa suostumusta milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9.5 Automaattinen päätöksenteko

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.

Edellä olevaa ei sovelleta, jos päätös on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten tai perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen taikka jos päätös on hyväksytty rekisterinpitäjään sovellettavassa lainsäädännössä.

9.6 Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada suostumuksensa tai rekisterinpitäjän kanssa olevan sopimuksen perusteella käsitellyt henkilötietonsa siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista.

9.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), jos apteekki ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

9.8 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa autamme sinua mielellämme. Yhteydenotot pyydämme kirjallisena postitse tai sähköpostilla toimitettuna. Yhteystiedot löydät kohdasta 1. Rekisterinpitäjä.